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最初は「文章の下書き」がおすすめ
メール、社内のお知らせ、SNS投稿など、ゼロから文章を考える作業は意外と時間がかかります。ChatGPTには完成品ではなく、下書きを作ってもらう感覚で頼むと使いやすくなります。
- 誰に向けた文章か
- 何を伝えたいか
- 文章の長さや雰囲気
02
具体的に頼むほど、答えも具体的になる
「文章を作って」だけでは、目的に合わない答えになりがちです。背景や条件を一緒に伝えることで、修正の回数を減らせます。
例：地域のお客さま向けに、臨時休業のお知らせを150文字程度で、やわらかい雰囲気で作ってください。
03
最後は人が確認する
AIの回答には、事実と異なる内容や不自然な表現が含まれることがあります。社名、日付、金額、固有名詞などは必ず確認しましょう。個人情報や社外秘の情報をそのまま入力しないことも大切です。
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今日から試すなら
過去に自分で作ったメールを一つ選び、「もっと短く」「やわらかく」「要点を箇条書きに」と頼んでみてください。AIに仕事を丸ごと任せるのではなく、自分の作業を少し軽くする使い方が最初の一歩です。
PRACTICE
実際に使うための進め方
まずは一つの定型業務を選び、人が作った過去の完成例と比べながら試します。いきなり社外へ出す文章を任せず、社内で確認できる下書きから始めるのが安全です。
- 01仕事を一つに絞る
メール返信、議事録の要約、SNS案など、週に何度も発生する作業を一つ選びます。作業時間と修正回数を記録しておくと効果を判断できます。
- 02前提と目的を渡す
相手、目的、含めたい情報、避けたい表現、文字数をまとめて伝えます。過去の良い文章を例として示すと、社内の雰囲気に近づきます。
- 03一度で完成させない
最初の回答に対して「もっと短く」「専門用語を減らす」「結論を先に」と追加で頼み、対話しながら整えます。
- 04使える依頼文を残す
良い結果が出た依頼文はテンプレートとして保存し、担当者が変わっても同じ品質で使えるようにします。
CHECKLIST
実行前のチェック
- ✓入力内容に個人情報や社外秘がない
- ✓日付・金額・固有名詞を確認した
- ✓自社らしい言葉へ直した
- ✓最終判断を人が行った
注意したいこと
AIの文章が自然でも、内容が正しいとは限りません。もっともらしい誤りが混ざる前提で、公開・送信前の確認担当を決めてください。